Borç hesapları, bir şirketteki mali işlerin temelidir. Yasal olarak şirketinizin satınalımları için ödeme yapmasını sağlamak bir zorunluluktur. Şirketlerin ayda yüzlerce hatta binlerce işlem gerçekleştirdiği bir çağda, daha fazla ödemeden, dolandırıcılıklardan ve mali hatalardan nasıl korunabilir?
İŞte bu yönde 3 yönlü eşleştirme devreye giriyor. Satınalma ve mali ekipler tarafından ödemelerin yalnızca sipariş edilen ve teslim edilen ürünlerle eşleşen mal ve hizmetler için yapılmasını sağlamak amacıyla kullanılan güçlü bir süreçtir. Bununla birlikte, geleneksel manuel verimliliklerin ve risklerin ölçülmesi gerekir.
Bu makalede, 3 yönlü eşleştirmenin ne olduğunu, neden önemli olduğunu ve otomasyonun bu süreçte nasıl devrim yaratarak şirketlerin karlarını korumalarına nasıl yardımcı olduğu konusunu derinlemesine inceleyeceğiz.
3 Yönlü Eşleştirme Nedir?
Üç yönlü eşleştirme, ödemeleri doğrulamak ve yetkilendirmek için ödenecek hesaplarda kullanılan bir muhasebe kontrol önlemidir. Süreç, adını içerdiği üç belgeden alır:
- Satınalma siparişi Şirketin bir tedarikçiden ne sipariş ettiğini özetlemektedir.
- İrsaliye (veya teslimat notu) Sipariş edilen ürünlerin teslim edildiğini doğrulamaktadır.
- Fatura veya tedarikçinin faturası, teslim edilen için ödeme yapılmasını talep eder.
Bu eşleştirme işleminin amacı, üç belgenin de hizalandığını doğrulamaktır. Örneğin, şirketiniz birim başına 50 ABD doları tutarında (PO'ya göre) 100 birim ürün sipariş ettiyse, teslimat notunda 100 birimin alındığı teyit edilmeli ve faturada 5.000 ABD doları tutarındaki bir ücret (artı geçerli vergi veya harçlar) yansıtılmalıdır. ). Bu belgeler arasındaki herhangi bir tutarsızlık (yanlış miktar, yanlış fiyat veya eksik bilgi), ödeme onaylanmadan önce çözülmesi gereken olası bir sorunu işaret eder.
Bu kontrol mekanizması özellikle üretim, perakende ve sağlık gibi işlem hacmi yüksek olan ve küçük hataların bile ciddi mali kayıplara neden olabileceği sektörlerde kritik öneme sahiptir.
3 Yönlü Eşleştirme Nasıl Çalışır: Anahtar Bileşenler & Adımlar
Üç yönlü eşleştirme, maliyet hatalarınının önlenmesindeki öneminin anlaşılmasına yardımcı olur. Adım adımı inceleyelim:
- Satınalma Siparişi Oluşturma: Satınalma ekibi, bir satınalma süreci başlatır. Bu belge, gerekli öğeler/hizmetleri, miktarları, anlaşma sağlanan fiyatları, teslimat koşullarını ve daha fazlasını belirtir. Satınalma siparişi, alıcının tedarikçiden ne beklediğini açıkça tanımlayarak işlemin tüm temellerini oluşturur.
- İrsaliye (Teslimat Notu):Ürün veya hizmetler teslim edildikten sonra ilgili departman bir teslimat belgesini oluşturur. Bu belge fiziksel olarak alınanları doğrular ve sipariş ile karşılaştırılır. Kısmi teslimatlar veya hasarlı ürün gibi durumlar söz konusu ise bu noktada belirtilir.
- Tedarikçi Faturası: Tedarikçi, ürünler için bir fatura gönderir. Borç hesapları ekibi ise, bu faturayı sipariş ve irsaliye ile karşılaştırır.
Üç belgenin de eşleşmesi halinde ödeme onaylanır. Bununla birlikte, fiyatlandırma uyumsuzlukları veya yanlış miktarlar gibi tutarsızlıklar ortaya çıkarsa, ödemeyi işleme koymadan önce daha fazla araştırma yapılması gerekir.
3 Yönlü Eşleştirmenin Önemi
Sağlam bir 3 yönlü eşleştirme sürecinin değeri, özellikle de çok fazla finansal işlem yürüten şirketler için tartışılmaz. Temel faydalarını keşfedelim:
Siparişi Doğrular ve Fazla Ödemeleri Önler
3 yollu eşleştirmenin temel amacı, tedarikçi tarafından faturalanan mal veya hizmetlerin orijinal anlaşmaya uygun olarak teslim edildiğini doğrulamaktır. Bu sistem olmadan şirketler, teslim almadıkları ürünler için, teslim edilenden daha yüksek miktarlarda veya anlaşmaya varılmayan fiyatlar için fazla ödeme yapma riskiyle karşı karşıya kalır.
Kontrolü ve Finansal Görünürlüğü Arttırır
3 yönlü eşleştirmenin en değerli yönlerinden biri, ödeme sürecinin güvenliğini kontrol etmesidir. Şirketler, sıkı bir eşleştirme uygulayarak, hem iç denetimler hem de dış raporlama açısından kritik önem taşıyan satınalma ve mali iş akışlarında şeffaflık kazanır.
Dolandırıcılığa Karşı Korur
Sahte faturalandırma, her şirket için ciddi bir endişe kaynağıdır. ACFE tarafından yapılan çalışmalar (Sertifikalı Dolandırıcılık Denetçileri Birliği), kuruluşların her yıl gelirlerinin yaklaşık %5'ini dolandırılıcılıktan kaybettiğini iddia ediyor.
Üç yönlü eşleştirme, ödeme onaylanmadan önce her faturanın ilgili sipariş ve irsaliye ile eşleştirilmesini sağlayarak bu riski önemli ölçüde azaltır. Bu üçlü kontrol sistemi, sahte faturaların sızmasını çok daha zorlaştırıyor.
Ödeme Hatalarını Önler
Manuel süreçlerde insan hatası kaçınılmaz bir risktir ve borç hesapları da istisna değildir. Bir belgenin yanlış oluşturulması kadar basit bir şey bile ödemelerin atlanmasına veya mükerrer ödemelere yol açabilir. Şirketler, 3 yollu eşleştirme sistemi kullanarak maliyetli hatalar yapma olasılığını büyük ölçüde azaltır, nakit akışlarını ve tedarikçi ilişkilerini korur.
Manuel Eşleştirme Sürecinin Dezavantajları
3 yönlü eşleştirmenin maksimum fayda sağlamasına rağmen, bu süreci manuel olarak yürüten şirketler hala zorluklarla karşılaşıyor.
Zaman Alıcı ve Yoğun Kaynak
Manuel eşleştirmenin en büyük dezavantajlarından biri, özellikle yüksek işlem hacimleriyle uğraşan şirketler için ne kadar zaman alıcı olabileceğidir. Yüzlerce faturayı, satınalma siparişini ve irsaliyeyi elle eşleştirmek günler sürebilir. Ödemelerin işlenmesi ne kadar uzun sürerse, mali departman o kadar zorlanır ve kaynaklar da o kadar fazla tüketilir.
İnsan Hatasına Eğilimli
Manuel veri girişi uzun sürer ve hataya açıktır. Yanlış toplam veya yanlış dosyalanmış bir irsaliye, fatura istisnalarına yol açarak nakit akışını kesintiye uğratır. Ardent Partners'ın araştırması ortalama fatura istisna oranının %20,7 olduğunu gösteriyor. Şirket ne kadar büyük olursa, belgeler biriktiğinden bu tür hataların olasılığı da o kadar yüksek olur.
Geç Ödeme Riski ve Tedarikçi Zorluğu
Borç hesapları yöneticileri manuel eşleştirme görevlerinden boğulduğunda ödemeler gecikebilir. Geç ödemeler, erken ödeme indirimlerini kaybetme, gecikme ücretlerine maruz kalma ve hatta önemli satıcılarla iş ilişkilerinin zorlanma riskini beraberinde getirir.
Üç Yönlü Eşleştirme Otomasyonunun Avantajları
Hızlı hareket eden bir iş ortamında, 3 yönlü eşleştirmenin manuel süreci genellikle verimsiz ve sürdürülemezdir. Ardent Partners araştırmasına göre, borç hesapları işlevindeki en büyük engellerin ele alınması "teknolojiyi, süreç kolaylaştırmayı ve işlevler arası işbirliğini güçlendiren proaktif bir yaklaşım gerektiriyor".
Şimdi şirketlerin sipariş, teslimat ve faturaları oluşturan özel araçları kullanarak elde ettiği önemli faydaları inceleyelim.
1. Hız ve Operasyonel Verimlilik
3 yönlü eşleştirmeyi otomatikleştirmek, manuel belge karşılaştırması ihtiyacını ortadan kaldırır. Siparişleri, irsaliyeleri ve faturaları tarayarak geçirilen günler yerine, özel yazılım dakikalar içinde işlemeyi mümkün kılar. Bu, genel operasyonel verimliliği artırır ve daha hızlı ödeme onayları sağlar. Ortalama olarak, AP otomasyonunu uygulayan küçük ve orta ölçekli şirketler fatura işleme sürelerini %70-80 oranında azaltır.
2. Doğruluğu Artırın
Otomasyon, eşleştirme sürecini yönetmek için yazılıma güvenerek insan hatası olasılığını en aza indirir. Akıllı sistemler belgeleri çapraz kontrol eder, tutarsızlıkları işaretler ve yalnızca doğru faturaların ödenmesini sağlar. Bu, ödeme risklerini azaltır ve yeniden işleme ihtiyacını ortadan kaldırarak değerli zaman ve kaynak tasarrufu sağlar.
3. Daha Düşük İşleme Maliyetleri
Bir tedarikçinin faturasını manuel olarak işlemenin maliyeti, otomasyon kullanıldığında olduğundan önemli ölçüde daha yüksektir. Institute of Finance & Management (IOFM) tarafından yapılan araştırma, işletmelerin manuel ortamlarda genellikle fatura başına 10-15 dolar harcadığını göstermektedir. Buna karşılık, sipariş veya hesap ödeme sistemleri olan şirketler, fatura başına 3 dolardan daha az işleme maliyeti bildirmektedir. Tek başına maliyet tasarrufları bile otomasyonu büyüyen şirketler için çekici bir çözüm haline getirir.
4. Gelişmiş Raporlama ve Uyumluluk
Otomatik sistemler, şirketlerin ödeme sürecini takip etmelerine, uyumluluğu izlemelerine ve borçları belirlemelerine olanak tanıyan ayrıntılı, gerçek zamanlı raporlar sunar. Bu, özellikle denetimler sırasında faydalıdır ve her işlemin siparişten ödemeye kadar net bir iz ile tam olarak belgelenmesini sağlar.
Team Procure 3 Yönlü Eşleştirmeyi Nasıl Basitleştirir?
Team Procure, tüm satınalma döngüsünü otomatikleştirmek, güvenilir tedarikçiler bulmak ve kurumsal harcamaların tam kontrolünü ele geçirmek için tasarlanmış bir satınalma platformudur.
Team Procure ile, yerleşik doğrulama mekanizmaları ve gerçek zamanlı durum güncellemeleri sayesinde satınalma emirlerini irsaliyeleri ve faturalarla doğrulamak sorunsuz hale gelir. Bir zamanlar zahmetli olan bir süreci alır ve onu verimli ve hatasız hale getirir.
Her Adım İçin Görsel Göstergeler
Satınalma siparişi modülümüz, 3 yönlü eşleştirme sürecini basit ve sezgisel hale getirerek her işlemde tam şeffaflık sağlar.
Sistemdeki her sipariş, alınan ve faturalanan öğelerin durumunu gerçek zamanlı olarak izleyen dinamik bir arayüzdür. Satır öğelerinin durumları iki ayrı sütunda izlenir: Alındı ve Faturalandı. Bu sütunlar, ürünlerin alınıp alınmadığı veya faturalandırılıp faturalandırılmadığı konusunda anında güncellemeler sağlar
Hızlı Doğrulama için Renk Kodlaması
#1 Kırmızı (Beklemede): Bir sipariş oluşturulduğunda yalnızca hiçbir öğe alınmadığında veya faturalandırılmadığında, sistem bunları kırmızı bir durumla işaretler. Bu görsel ipucu, ekibi süreci ilerletmek için daha fazla eyleme ihtiyaç duyulduğu konusunda uyarır.
#2 Sarı (Kısmi): Siparişin bir kısmı alındığında veya faturalandığında, sistem ilgili sütunları sarıya günceller. Bu bayrak, kullanıcılara işlemin hala devam ettiğini ve tam miktarın henüz teslim edilmediğini/faturalandırılmadığını bildirir.
#3 Yeşil (Tamamlandı): Tüm öğeler alındıktan ve tam olarak faturalandırıldıktan sonra, Teslim Edilen sütunu alınan miktarla güncellenir. Alınan miktar sipariş edilen miktarla eşleşirse veya onu aşarsa, sütun yeşil renge döner ve gerekli miktarların karşılandığını belirtir. Benzer şekilde, Fatura Edilen sütunu tam miktar faturalandırıldığında yeşil renge döner ve işlemin tamamlandığını belirtir.
Bu dinamik yapı, manuel kontrollere olan ihtiyacı azaltır ve her işlemin durumuna ilişkin anında görünürlük sağlar.
Satınalma Siparişleri için Genel Durumlar
Team Procure, her satınalma siparişi için genel durumlar sunarak genel ilerlemenin her an görülebilmesini sağlar:
- Açık Durum: Satınalma siparişi işleme alındığında ve ürünler teslim alınmayı veya faturalandırılmayı beklerken, sipariş açık kalır.
- Kapalı Durum: Tüm ürünler tamamen alındığında, sistem PO'yu otomatik olarak kapatır ve teslimat sürecinin tamamlandığını belirtir.
- Ödenmiş ve Ödenmemiş Durumlar: Teslimat takibine ek olarak, Team Procure her satınalma siparişinin ödeme durumunu izler. Tüm ürünler faturalandırılıp ödendiğinde, sistem siparişi ödenmiş olarak işaretler. Ödeme hala ödenmemişse, sipariş ödenmemiş olarak işaretlenir ve finans ekiplerinin neyin işlenmesi gerektiğine odaklanmasını sağlar.
Bu durum izleme sistemi, tedarik yöneticilerinin ve hesap ödenebilir departmanlarının işbirliği yapmalarını ve hangi siparişlerin hala devam ettiğini, ödendiğini ve hangilerinin hemen ilgilenilmesi gerektiğini doğrulamalarını sağlar.
Tüm Satınalma Siparişlerine Özelleştirilebilir Genel Bakış
Team Procure, sipariş takibi için özelleştirilebilir bir gösterge paneli sunarak kullanıcıların durumlar, tedarikçiler, toplam ödenen tutar gibi belirli verileri gösterecek şekilde ekranı özelleştirmesine olanak tanır.
Tüm siparişler üzerinde 360 derecelik bir görünüme sahip olmak denetimi iyileştirir ve kritik ayrıntıları gözden kaçırmadan büyük hacimli işlemleri yönetmeye yardımcı olur. Verileri gerçek zamanlı durumlara göre filtreleme ve sıralama yeteneği, satınalma ekiplerinin hiçbir zaman herhangi bir satınalma siparişinin mevcut durumu hakkında tahminde bulunmak zorunda kalmamasını sağlar.
Satır Öğesi Düzeyinde Gerçek Zamanlı Güncellemeler
Team Procure'un öne çıkan özelliklerinden biri, ürünleri satır öğesi düzeyinde izleme yeteneğidir. Tüm bir siparişin yerine getirilmesini beklemek yerine, Team Procure bir sipariş içindeki bireysel öğeler hakkında anında güncellemeler sağlar.
Örneğin, 50'lik iki parti halinde 100 birimlik bir sipariş alınırsa, sistem bu güncellemeyi otomatik olarak yansıtır ve tüm miktar teslim edilene ve faturalanana kadar ilgili sütunları sarıya çevirir. Bu ayrıntılı izleme düzeyi, hiçbir ayrıntının gözden kaçırılmamasını ve bekleyen tüm eylemlerin hemen netleşmesini sağlar.
Ayrıca, platform, manuel girdiyi ve hata olasılığını azaltarak (gerekirse) alınmamış miktarlar için faturaları otomatik olarak önceden doldurur.
Doğruluğun Sağlanması ve Hataların Azaltılması
Bu yerleşik özelliklerle Team Procure, hesap ödenebilirlerinde 3 yönlü eşleştirmenin doğruluğunu artırır. Satınalma ekiplerinin şunları yapmasına yardımcı olur:
- Tutarsızlıkları Belirleyin. Sipariş edilen, teslim alınan ve faturalandırılanlar arasında.
- Takip Edin eksik veya yanlış gönderilenler/faturalandırılanları
- Fazla Ödenmiş ve Gecikmiş Kaçının Faturaların ödeme için onaylanmasından önce tüm ürün miktarlarının tamamlanmasını sağlayın.
Team Procure'un otomasyonu olası hataları ortadan kaldırır, hesap ödeme ve satınalma ekiplerinin manuel iş yükünü önemli ölçüde azaltır ve operasyonel verimliliği artırır.
{{custom-value}}
Çözüm
Ödemeleri korumak ve finansal süreci iyileştirmek isteyen şirketler için güçlü bir 3 yönlü eşleştirme süreci olmazsa olmazdır. Şirketler siparişleri, teslimat notlarını ve faturaları doğruladığında, yalnızca aldıkları ürünler için ödeme yaparlar. Ancak, manuel 3 yönlü eşleştirme zaman alıcıdır ve kaynakları zorlayabilir.
Otomasyon bu zorlukların üstesinden gelerek daha hızlı, daha doğru işleme olanak tanır ve finansal iş akışları üzerinde daha fazla kontrol sağlar. Team Procure, her adımda tam görünürlük ve sezgisel, renk kodlu durum göstergeleri sunarak 3 yönlü eşleştirme sürecini basitleştirir. Bir ürün tamamen veya kısmen alınmış veya faturalandırılmış olsun, Team Procure'un dinamik arayüzü hiçbir şeyin gözden kaçırılmamasını sağlar. Satır öğesi takibi, görsel ipuçları ve özelleştirilebilir genel bakış gibi özellikler, satınalma departmanlarının bilinçli kararlar almasını sağlarken, ödeme ve fatura takibi finans ekiplerinin gecikmelerden ve hatalardan kaçınmasına yardımcı olur.
3 yönlü eşleştirme sürecinizi dönüştürmeye hazır mısınız? Platformumuzun işletmenizin tedarik operasyonlarını ödemelerle sorunsuz bir şekilde senkronize etmesine nasıl yardımcı olabileceğini keşfetmek için bugün bir demo ayırtın.
