Artık kağıt kullanımı ve manuel süreçlerin yerini, modern tedarik operasyonlarına e-satın alma yazılımları alıyor. Bu nedenle, Deloitte Yıllık CPO Anketine göre, 2023'te operasyonel verimliliği artırmak dijitalleşme önemli bir artış gösterdi. Firmalar giderek daha fazla teknolojiye güveniyor, e-satın alma yazılımı pazarı büyümeye ve yeniliğe çok açık hale geldi
Çok sayıda seçenek olmasına rağmen, işletmeniz için doğru olanı nasıl seçersiniz?
Bu makalede, doğru e-satın alma yazılımını seçmeden temel bilgileri inceleyeceğiz yardımcı olacaktır.
E-Satın Alma Yazılımının Önemini Anlayın
McKinsey'e göre, e-satın alma yazılımı dijital tedarik organizasyonu yapısını yeniden şekillendirir ve iş çevikliğini geliştirir.
McKinsey, “geleceğin tedarik operasyon modeli” için üç benzersiz özet içerir:
- Satın alma stratejisi
- Tamamen özerk tedarikten ödemeye işlemleri
- Bir uzman havuzu, dijital yetkinliğe sahip ve çevik
Firma, çoğunlukla yapay zeka ve makine öğrenimine sahip olduklarını, geleneksel yöntemlerden e-satın alma yöntemlerine geçişi, satın almada sürdürülebilir değerleri satın almak için doğru ilk adımı işaret ediyor.
E-satın alma yazılımını benimsemek, yalnızca otomasyon sürecinin ötesine geçmez; maliyet tasarrufunuzu artırmak ve riskleri azaltmak için de bir stratejidir. Faaliyetleri, şirketlerin uygun veri analizini gerçekleştirir ve hem dahili hem de harici işleyişini geliştirir.
E-Satın Alma Yazılımı Benimsemenin Stratejik Yöntemi
Önce e-satın alma yazılımı seçin, daha önce ise hedeflerinize göre strateji özetlemeniz gerekir.
Kritik Sorunları Belirleyin
Ister maverick masrafları ister uyumluluk sorunları olsun, iyileştirme öncelikleri belirlemek için temel operatif darboğazları listeleyin. Bu tür iç gözlem, yazılım uygulaması için hedefler ve iç işleyiş durumlarını belirlemenize yardımcı olur.
Temel Paydaşları Dahil Edin
Tedarik, tedarik uzmanları, finans ekipleri ve daha fazlasını içeren işlevler arası bir çabadır. Bu paydaşları bir araya getirmek ve birlikte çalışmalarını sağlamak çok faydalı olacaktır
Bütçeleri ve Kaynakları Tahsis Edin
Doğru e-tedarik yazılımını seçmek sadece teknolojik bir karar değil, aynı zamanda finansal bir karardır.
Bir maliyet faydası analizi yapılmalıdır. Sadece ilk yatırım değil, aynı zamanda uzun vadeli yatırım getirisini net bir bütçe oluşturarak dikkate almalıyız
Kapsamlı E-Tedarik Yazılımı: Aranacak Temel Özellikler
Piyasada çeşitli özellikler, özel araçlar ve belirli bir iş türü için uygun çözümler ve çok sayıda sistem bulunmaktadır.
Bununla birlikte, otomasyon düşüncesi, iyi bir e-satın alma yazılımı, kuruluşun tüm tedarik sürecini kolaylaştırmak için bir dizi temel iş sağlamayı kolaylaştırır.
E-Sipariş
Taleplerin oluşturulması için gereksinimleri belirleyin, onaya gönderin ve teklifleri toplayıp taleplerizi satın alma siparişlerine hızla dönüştürün.
Aşağıdaki özellikleri kolayca yönetmek için taleplerinizi satın alın:
- Şirket ihtiyaçlarına ve durumlarına göre özelleştirilebilir talep formları
- Kolay modifikasyonlar
- İstekler, ürün/hizmetleri için sorunsuz erişim sağlayarak aktarma yeteneği
Öğeleri zamanında satın almak için tedarik uzmanının kolayca hazır olacağından emin olun:
- Satınalma siparişleri oluştur
- PO formlarına özel alanlar ekleme
- Poları makbuzla ve faturalarla birlikte gösterin (3 yönlü gösterme)
- Teslim tarihlerini takip edin
Onay İş Akışları
Onaylar, şirketinizin satın alımlarını kontrol etmek için hayati önem taşır. Otomatik iş akışları Tüm taleplerin, siparişlerin veya RFQ'ların onaylanma prosedürlerinden geçmesini sağlayın.
Satın alma sürecini kolaylaştırmak ve zamandan tasarruf etmek için aşağıdakileri arayın:
- Özel, yeniden kullanılabilir onay şablonları
- Sezgisel düzenleyici (örn. sürükle ve bırak işlevi)
- Seçenekler için tekli ve çoklu Onaylar
- Kullanıcı gruplarına, projelere ve diğer kriterlere göre ayarlanabilir onaylar
Tedarikçi Yönetimi
Etkili tedarik zincirinin en temel yönlerinden biridir. Bu nedenle, iyi bir E-satın alma sistemi, tüm tedarikçi ağınızı tek başına düzenler ve güvenilir tedarikçiler ile güçlü ilişkiler geliştirilir.
Bir çözüm öncesinde, sağlıklı bir yapı için aşağıdakileri kontrol edin:
- Basitleştirilmiş Tedarikçi Katılımı
- Etkinlik alanlarını ve daha fazlasını içeren tedarikçi bilgileri
- Kategorizasyon ve hizmet/ürün alanlarına göre organize edebilme
- Satıcı performans metrikleri ve puan kartları
- Bir Tedarikçi Portalı
Bütçeleme Özelliği
Sağlam bir satın alma stratejisinde bütçeleme süreçleri çok önemlidir. Uygun bir yazılım sistemi ile ilgili bütçe kontrolünü ele alır ve şirket genelindeki harcamaları tam olarak yönetirsiniz.
- Bütçeleri proje ve departmanlara göre tahsis edebilme
- Bütçe aşımı kontrolü
- Para Birimi Dağılımı
- Gerçek zamanlı bütçe kontrolü
- Filtreleme ile bütçe kontrolü ( harcanan bütçe, kalan bütçe )
- Bütçe aşımı ve yaklaşımı uyarıları
.webp)
E-Tedarikçi Kullanımı Yetenekleri
Özünde, e-tedarikçi araçları Tedarik yöneticilerinin e-eylemlerini gerçekleştirmesini ve en iyi anlaşmaları güvence altına almasını sağlar. Zira teklifi manuel olarak işleme koymayabilir veya e-postalarınızı geri alamayabilirsiniz.
Yazılımdan maximum fayda sağlamak için aşağıdaki özellikleri arayın:
- Titiz yaratıcılık Teklif Talepleri (RFQ'lar)
- Çeşitli ihaleler (açık eksiltme, mühürlü, İngiliz vb.)
- e-ihaleler planlayabilme
- Teklif yanıtlarının bildirimleri
- Teklif değerlendirme matrisi
- Sözleşme Yönetimi
- RFQ'ları satın alma siparişlerine dönüştürme yeteneği
Depo ve Envanter
İnşaat, imalat veya benzeri şirketler için envanter yönetimi Envanter ve tedarik yönetimi için ayrı bir platform yerine, tek bir platform üzerinde ürün seviyeleri kontrol edilebilir
Aşağıdaki özelliklere sahip olmaldır:
- Ürün Yönetimi
- Birden fazla ürün deposu takibi
- İrsaliyeleri takip etme ve ürün teslimatlarını doğrulama yeteneği
- Stok seviyesi kritik uyarıları
- Ürün transfer talepleri
- Barkod tarama
Harcama Analizleri ve Raporları
Harcama Analizi ile Dijital dönüşüm daha kolay hale geliyor. Çevrimiçi tedarik çözümleri, tüm satın alma alımlarının şeffaf kayıtlarını tutmanız ve modellerinin izlenmesi, katılımcılara raporlama yetenekleri sağlar.
Gelecekte sisteminizin minimum özellikleri şunları içerir:
- PO hacimlerinde gerçek zamanlı veri grafikleri
- Finansal tutarlar ve eğilimler içeren geçmiş raporlar
- Tedarikçilere yönelik harcama analizi
- Para birimleri, projeler, ödeme yöntemlerine göre harcama analizleri
Notifications
Ekibiniz ister 2 ister 200 kişilik olsun, herkesi güncel tutmak ve uyumlu tutmak çok önemlidir. Zamanında bildirimler, satın alma ekipleri, proje paydaşları ve tedarikçileri arasında büyük rol oynar.
E-satın alma yazılımında aşağıdaki bildirim özelliklerini keşfedin:
- Anlık e-posta bildirimlerinizi özelleştirin
- Anında sohbet ile satınalma ekipleriyle iletişim kurun
- Uyarılar için kritik minimum veya maksimum göstergeler ayarlayın (örn. envanter, bütçeler vb.)
- Hatırlatıcıları ayarlayın (örneğin, sözleşme sona erme tarihleri )
{{custom-value}}
E-Tedarik Yazılımını Seçerken Önemli Hususlar
Temel işlevler olarak, kullanılabilirlik, entegrasyon, özelleştirme ve sistemin genel etkinliği gibi diğer faktörlere de dikkat etmelisiniz.
Kullanım kolaylığı
İlk ve önemlisi, iyi bir E-satın alma sisteminin kullanımı kolay olmalıdır.
İyi bir sistem sezgiseldir, net navigasyon ve minimum eğitim ile kullanılabilir olmalıdır.
Entegrasyon Yetenekleri
Veri bütünlüğü, sürekli süreçler en önemli önceliktir.
Temel muhasebe araçları (Sage veya Quickbooks gibi), ERP sistemleri (SAP gibi) ve diğer temel platformlarla entegre olduğundan emin olun. Bu, tüm kullanım boyunca sorunsuz veri akışı sağlayacaktır.
Özelleştirme
Yazılımın, işletmenin ihtiyaçlarına uyarlanabilir olması gerekir. İş akışlarınızı uyarlanabilir, ayarları ayarlanabilir ve belirli modüllerle ilgili günlük işlemleri etkinleştirmelisiniz.
Müşteri Desteği
İyi bir e-satın alma yazılımının kullanıcılarının yaşadıkları sorunları gidermek adına yazılım sahibi firmaların gelişmiş ve interaktif müşteri destek hattına sahip olması gerekir
Güvenlik ve Uyumluluk
Bir E-satın alma çözümü seçerken, SOC 2 ve GDPR gibi uyumluluk standartlarının karşılanacağından emin olun. Ayrıca, rolleri ve yetkilendirme yeteneğini doğrulayın. Ayrıca bir e-satın alma çözümü seçerken güvenlik testlerinden başarıyla çıkmış oldukça güvenli yazılımları tercih edin
E-Tedarik Yazılımını Seçmeye İlişkin Son Düşünceler
Günümüzde e-tedarik yazılımı artık lüks değil, zorunlu bir çözümdür. En iyi seçilmiş çözüm, tüm süreçlerin şeffaf bir şekilde izlenebildiği ve yönetilebildiği çözümdür
Kararlılığınızı, kullanılabilirliğinizi, özelleştirmenizi, rekabetçi fiyatlandırmayı ve müşteri desteği gibi faktörleri öncelikli olarak belirleyin.
14 günlük ücretsiz deneme sürümüne erişmek için Bir demo planlayın ve Team Procure çözümlerini baştan sona inceleyin
.webp)
