Tedarik projelerini takip etmek ve nakit akışı verimliliğini korumak, kar marjlarını sürdürmek için çok önemlidir. Ancak, tüm harcamalar doğrudan belirli proje veya faaliyetlerle bağlantılı olamaz. Dolaylı harcamaların devreye girdiği ve bir işletmenin kârlılığını önemli ölçüde etkileyen yer burasıdır.
McKinsey'e göre Dolaylı harcamalar 2011'den bu yana dünya çapında yılda yaklaşık %7 oranında artmaktadır. Buna rağmen, doğrudan tedarik genellikle daha fazla dikkat çekerken, dolaylı harcama daha az görünür kalır.
Bu kılavuzda, Dolaylı satın almanın inceliklerini inceleyeceğiz - ne olduğunu tanımlayacağız, rolünü açıklayacağız ve doğrudan satın alma ile karşılaştıracağız. Ayrıca ortak zorlukları ele alacağız ve her dolardan en iyi şekilde yararlanmak için stratejiler sunacağız.
Dolaylı Satın Alma Nedir?
Dolaylı satın alma, bir şirketin nihai ürünlerinin üretiminde doğrudan kullanılmayan, ancak günlük operasyonlarını desteklemek için gerekli olan mal ve hizmetlerin satın alınmasını içerir.
Tedarik sürecinin büyük şemasında, Dolaylı satın alma, şirketinizin temel olmayan ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlar, böylece kilit süreçleriniz sorunsuz bir şekilde çalışabilir. Birden fazla departmanı içerir ve iş hedefleri ve bütçe kısıtlamaları ile uyumlu hale getirmek için stratejik bir yaklaşım gerektirir.
Dolaylı Satın Alma ve Doğrudan Satın Alma
Dolaylı satın almanın rolünü daha iyi anlamak için, doğrudan satın alımdan ayırmak önemlidir:
Doğrudan tedarik bitmiş ürünlerin üretimi ve satışının ayrılmaz bir parçası olan hammadde veya bileşenlerin edinilmesini içerir. Örneğin, araç montajı için çelik ve kauçuk satın alan bir otomobil üreticisi doğrudan tedarik yapar. Bu malzemeler, nihai ürünün kalitesini ve maliyetini doğrudan etkiler.
Dolaylı satın alma ticari faaliyetleri destekleyen ancak nihai ürüne doğrudan katkıda bulunmayan ürün ve hizmetleri satın almayı içerir. Örnekler arasında ofis ekipmanı, yazılım lisansları ve bakım hizmetleri sayılabilir. Bu satın alımlar işinizi yürütmek için gereklidir, ancak nihai ürünü doğrudan etkilemez.
Farkı anlamak, satın alma yöneticilerinin organizasyonel hedeflerle uyumlu akıllı kararlar almaları için anahtardır. Doğrudan tedarik, tedarik zincirindeki riskleri ve malzeme maliyetlerini yönetmeye odaklanırken, dolaylı satın alma esas olarak maliyet etkinliğini vurgular.
Dolaylı Satın Alma Kategorileri
Dolaylı satın alma, her biri işin farklı yönlerine hitap eden çok çeşitli kategorileri kapsar:
- Ofis Malzemeleri: Buna kırtasiye, yazıcılar, masalar ve idari görevler için gerekli olan diğer öğeler dahildir.
- BT Hizmetleri: Şirketin teknolojik altyapısını koruyan ve geliştiren yazılım, donanım ve BT destek hizmetleri.
- Bakım Hizmetleri: HVAC bakımı, temizlik ve onarım hizmetleri gibi tesislerin ve ekipmanların bakımını sağlayan hizmetler.
- Profesyonel Hizmetler: Stratejik ve operasyonel işlevleri destekleyen danışmanlık, hukuki tavsiye ve pazarlama gibi dış uzmanlık.
- Seyahat masrafları: Ulaşım, konaklama ve yemek dahil olmak üzere iş seyahatleriyle ilgili maliyetler.
Her kuruluşun işlerini yolunda tutmak için kendine özgü ihtiyaçları olduğundan, bu liste daha fazla harcama kalemi içerebilir.
Dolaylı Satın Alma Yönetiminin Önemi
Dolaylı satın almayı yönetmek rutin bir görev olmaktan uzaktır; bir şirketin genel finansal sağlığını ve uzun vadeli sürdürülebilirliğini etkiler. Dolaylı tedarikleri takip etmenin neden önemli olduğu aşağıda açıklanmıştır:
Dolaylı Harcamanın Geniş Kapsamı
Yukarıda belirtildiği gibi, dolaylı satın alma, her biri genel şirket harcamalarına katkıda bulunan çeşitli kategorileri kapsar. Etkili kategori yönetimi, gerekli kaynakların yeterli düzeyde edinilmesini sağlayarak israfı ve verimsizlikleri her yerde önler.
Operasyonel Verimlilik Üzerindeki Etkisi
Gerekli kaynakların temin edilmesini ve hazır bulunmasını sağlamak, şirketlerin gecikmeleri ve aksaklıkları önlemesine yardımcı olur. Bu da yüksek verimlilik seviyelerine ve sorunsuz iş operasyonlarına katkıda bulunur.
Şirketin Canlılığı Üzerindeki Etkisi
Dolaylı işlemlerin sağlam yönetimi, maliyetleri yöneterek ve bütçelere bağlı kalarak finansal istikrarın korunmasına yardımcı olur. Bu finansal disiplin daha iyi kar marjlarına yol açar ve şirketi sürdürülebilir büyüme için konumlandırır.
Ek olarak, verimli tedarik stratejileri şirkete rekabet avantajı sağlar. Satın alma süreçlerini iyi ele alarak ve maliyetleri kontrol altında tutarak işletmeler daha cazip fiyatlar sunabilir veya tasarrufları diğer stratejik alanlara yeniden yatırabilir.
Dolaylı Satın Almada Zorluklar
Dolaylı satın alma, birleştirildiğinde bir şirketin toplam harcamalarının önemli bir bölümünü oluşturabilen düşük fiyatlı işlemleri içerir.
Görünüşte küçük boyutlarına rağmen, bu satın alımlar güçlü bir harcama stratejisi oluşturmak söz konusu olduğunda büyük zorluklar yaratabilir. Bu engeller, finansal raporlarda beklenmedik sonuçlara neden olabilir ve tedarik uzmanları için bütçe sorunlarına neden olabilir.
Sık Satın Alımlar
Dolaylı satın alma genellikle küçük miktarlarda ürün satın almayı içerir. Bu, dolaylı işlemleri kaynak yoğun ve zaman alıcı hale getirir.
Merkezileşme Eksikliği
Genellikle özel bir ekip tarafından yürütülen doğrudan tedarikten farklı olarak, dolaylı satın alma genellikle merkezileşmeden yoksundur. Çeşitli iç paydaşlar dolaylı satın alımlarını yaparak parçalanmış bir sürece yol açar. Bu tür ademi merkeziyetçilik, anlamlı veriler toplamayı, harcama modellerini analiz etmeyi ve uyumlu tedarik zincirlerini sürdürmeyi zorlaştırır.
Görünürlük Eksikliği
Dolaylı satın alımlar farklı departmanlara yayılır ve işlemler genellikle uygun planlama olmadan gerçekleşir. Bu yayılma, paranın nerede ve nasıl harcandığına dair net bir görüş sağlamada zorluklar yaratır. Bu harcamalar hakkında net bir fikir olmadan, maliyetleri kontrol etmek ve bütçelerle uyumlu olmasını sağlamak zorlaşır.
Maverick Harcaması
Maverick harcamaları veya yerleşik tedarik süreçleri dışında yapılan satın alımlar, dolaylı tedarik sürecinde yaygın bir konudur. Genellikle reaktif olduğundan ve acil ihtiyaçlara dayandığından, çoğu satın alma onayları atlayarak yapılır. Bu gözetim eksikliği bütçe aşmalarına yol açabilir ve müzakere edilen tedarikçi anlaşmalarını baltalayabilir.
Tedarikçi İlişkileri Yönetimi Karmaşıklığı
Dolaylı tedarikin merkezi olmayan doğası ve artan tedarikçi tabanı, tedarikçi yönetimine karmaşıklık katmaktadır. Satın alma işlemleri son dakikada ve kapsamlı araştırma veya müzakere yapılmadan çok sayıda satıcıyla ilişkileri sürdürmek zordur. Bu, optimum fiyatlandırmanın yetersiz olmasına, tutarsız hizmet kalitesine ve olası teslimat kesintilerine neden olabilir.
{{custom-value}}
Dolaylı Satin Alma Stratejileri
Dolaylı tedariki etkin bir şekilde yönetmek yapılandırılmış bir yaklaşım gerektirir. Süreci kolaylaştırmaya ve maliyet tasarrufunu en üst düzeye çıkarmaya yardımcı olacak bazı stratejiler aşağıda verilmiştir.
.webp)
Yapılandırılmış Bir Süreç Oluşturun
Genellikle protokolleri oluşturan doğrudan tedarikten farklı olarak, dolaylı satın alma daha geçici olabilir. Tüm departmanlarda satın alma davranışını standartlaştırmak için net yönergeler, prosedürler ve onay iş akışları belirleyin.
Çalışanları Eğitin ve Güçlendirin
Birçok yetkisiz harcama örneği, satın alma politikaları hakkında farkındalık eksikliği nedeniyle ortaya çıkar. Kurumlar, eğitim oturumları ve kaynaklar sağlayarak tüm personelin uygun kanalları takip etmenin önemini anlamasını sağlayabilir.
Tedarik Görevlerini Otomatikleştirme
Satın alma yazılımı kullanmak sipariş işleme, onaylar ve fatura eşleştirme gibi rutin görevleri otomatikleştirir. Otomasyon manuel hataları azaltır, tedarik döngüsünü hızlandırır ve ekibinizin stratejik faaliyetlere odaklanması için zaman kazandırır.
Tedarik Etkinliklerini Entegre Edin ve Planlayın
Satın alma faaliyetlerini departmanlar arasında entegre etmek, dolaylı satın almaya daha koordineli bir yaklaşım sağlar. Farklı departmanların işbirliği yapmasına ve bilgi paylaşmasına olanak tanıyan merkezi tedarik sistemlerini kullanın.
Maliyet tasarrufu elde etmek için toplu indirimlerden yararlanmak için siparişleri birleştirmek gibi dolaylı tedarik girişimlerinizi planlayın.
Dolaylı Harcamaları İzleyin ve Analiz edin
Derlemek, kategorize etmek ve derlemek için gerçek zamanlı analitik içeren tedarik araçlarını kullanın Üzerinde çalışılacak alanları belirlemek ve dolaylı harcamalarla ilgili karar vermeyi iyileştirmek için bu verileri düzenli olarak gözden geçirin.
Sürekli Arıtın ve Geliştirin
Satın alma ortamı ve stratejileriniz sürekli gelişiyor. Dolaylı satın alma işlemlerinize düzenli olarak erişin ve gerekli ayarlamaları yapın. Bu, iç politikaların güncellenmesini, yeni tedarikçileri keşfetmeyi ve pazar eğilimleri hakkında bilgi sahibi olmayı içerebilir. Stratejinizden en iyi şekilde yararlanmak için paydaşlardan geri bildirim alın ve periyodik denetimler yapın.
Team Procure ile Daha Akıllı Harcayın ve Tasarruf Edin
Dolaylı tedariki etkin bir şekilde yönetmek, stratejiler ve en iyi uygulamalardan daha fazlasını gerektirir - doğru araçları gerektirir. Team Procure, dolaylı tedarik süreçlerinizi kolaylaştırmak ve optimize etmek için tasarlanmış kapsamlı bir yazılım çözümüdür.
Ayrı Projeler Oluşurun
Team Procure yazılımı ayrı projeler oluşturarak tedarik kategorileri için giderleri yönetmeyi ve izlemeyi kolaylaştırır. Bu özellik, tüm dolaylı satın alımların organize edilmesini ve bütçe hedeflerinizle uyumlu olmasını sağlar.
Bütçeleme
Dolaylı satın alma için Team Procure ile bütçeleri ayrı ayrı oluşturabilir ve tahsis edebilirsiniz. Bu, net finansal hedefler belirlemeye ve harcamaların tam olarak izlenmesine yardımcı olur. Daha iyi hesap verebilirlik için belirli kullanıcılara, ekiplere ve departmanlara bütçeler atayabilirsiniz. Maverick harcamalarıyla mücadele etmek için, negatif bütçeleri onaylanmış bir sınır içinde kalmaları için kilitleyin.
Gerçek Zamanlı Analiz
Team Procure'un gerçek zamanlı analiz ve izleme yetenekleri, dolaylı harcamalarınız hakkında derin bilgiler sağlar. Kullanılan ve kalan tutarları izleyin ve bütçe dahilinde yapılan her satın alma siparişini izleyin.
Sonuç
Her dolaylı satın alma küçük görünse de, birlikte şirketinizin karlılığını önemli ölçüde etkiler. Tedarik süreçlerini resmileştirerek, personeli eğiterek, rutin görevleri otomatikleştirerek ve tedarik faaliyetlerini entegre ederek işletmeler, organizasyonel hedeflerine uygun maliyetli bir yaklaşım yaratırlar.
Dolaylı tedarik yaklaşımınızı dönüştürmeye hazır mısınız?Tedarik platformumuzun daha iyi finansal kontrol sağlamaya nasıl yardımcı olabileceğini görmek için bizimle birlikte Kişiselleştirilmiş bir demo planlayın
