Siparişleri izleme, eksik ayrıntılar veya gecikmeler yaşarken zorluklarla karşılaştığınızda, iyi yapılandırılmış bir satınalma siparişi sürecini gözden geçirmenin ve oluşturmanın zamanı gelmiştir.
Satın alma siparişleri, herhangi bir organize tedarik sisteminin bel kemiğidir ve şirketlerin harcamaları izlemesine, tedarikçi ilişkilerini yönetmesine ve siparişten teslimata kadar her şeyin sorunsuz çalışmasını sağlamasına yardımcı olur.
Bu kılavuzda, alıcı sipariş sürecini inceleyeceğiz, temel adımlarını keşfedeceğiz ve işletmeniz için nasıl daha iyi çalışmasını sağlayacağınıza dair değerli ipuçlarını paylaşacağız.
Satın Alma Siparişi nedir?
Satın alma emri (PO), bir alıcı tarafından satıcıya verilen ve bir satın alma işleminin ayrıntılarını özetleyen resmi bir belgedir. Genellikle mal veya hizmetlerin türü ve miktarı, fiyatlandırma, teslimat zaman çizelgeleri ve ödeme koşulları gibi bilgileri içerir. İster ofis malzemeleri ister dış kaynak hizmetleri sipariş ediyor olun, PO her iki taraf arasında yasal olarak bağlayıcı bir sözleşme görevi görerek satıcının belirtilen ürünleri kararlaştırılan koşullar altında teslim etmesini sağlar.
Satın alma sürecinde PO, satın alımları yönetmek ve izlemek için önemli bir araç görevi görür, işletmelerin bütçelerini yönetmelerine ve envanteri kontrol altında tutmalarına yardımcı olur. Ayrıca işlem sırasında ortaya çıkabilecek anlaşmazlıkları veya tutarsızlıkları çözmek için bir referans noktası sağlar.
PO Türleri
Tüm satın alma siparişleri aynı değildir. Ne satın aldığınıza ve ne sıklıkla satın aldığınıza bağlı olarak, birkaç farklı Po türünden birini kullanabilirsiniz. İşte hızlı bir özet:
- Standart Satın alma Siparişi (SPO): Miktar, fiyat ve teslimat tarihi hakkında belirli ayrıntılarla tek seferlik satın alımlar için kullanılan en yaygın tür. Örneğin, bir ofis yeni bir bilgisayar grubu satın almak için bir SPO düzenleyebilir.
- Açık Satın Alma Siparişi (BPO): Bir alıcı belirli miktarda mal veya hizmet satın almayı kabul ettiğinde, genellikle önceden müzakere edilen fiyatlarla kullanılır. Bu tip PO, bir şirketin aynı satıcıdan düzenli olarak ofis malzemeleri sipariş etmesi gibi uzun vadeli tedarikçi ilişkilerinde yaygındır.
- Yinelenen Satın alma Siparişi (RPO): Açık PO'ya benzer, ancak aynı öğelerin yinelenen siparişleri için kullanılır. Örneğin, bir imalat şirketi aylık hammadde teslimatları için bir RPO kullanabilir.
- Planlanan Satın alma Siparişi (PPO): Alıcı gelecekteki ihtiyaçların ayrıntılarını bildiğinde ancak kesin teslimat programını bilmediğinde verilir. PPO"yu daha sonra teslimat tarihlerini belirten bir sürüm izler. Bir örnek, mevsimsel stok ikmali planlayan bir perakendeci olabilir.
Satınalma Siparişi Süreci: Tanımı ve Önemi
Satınalma siparişi süreci, bir işletmenin satınalma siparişlerini vermek, onaylamak ve yönetmek için izlediği bir dizi adımı ifade eder. Yapılandırılmış bir PO süreci, kuruluşların bütçe dahilinde kalmasına yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda satın aldıkları her şeyin uygun şekilde yetkilendirilmesini ve muhasebeleştirilmesini sağlar.
İyi tanımlanmış bir PO süreci, işletmelerin aşırı sipariş veya yetersiz sipariş vermekten kaçınmasına yardımcı olur ve net beklentiler sağlayarak güçlü tedarikçi ilişkilerini teşvik eder.
Satınalma Siparişi Sürecinin Adımları
Her kuruluşun kendine özgü ihtiyaçları olsa da, etkili bir satın alma sürecinin temelini oluşturan standart bir iş akışı vardır.
Adım 1. Satın Alma Talebi Oluşturun
İlk adım, bir satın alma talebinin (PR) oluşturulmasını başlatan satın alma ihtiyacını belirlemektir.
PR, gerekli öğeleri, miktarı ve tercih edilen satıcıları içeren dahili bir belgedir. Satın alma sürecinde ilk resmi adım olarak hizmet eder ve satın alma ihtiyacını işaret eder.
Adım 2. Talebinizi Onaya Gönderin
Bu adım, satın almanın haklı olduğundan ve şirketin bütçe ve tedarik politikalarına uygun olduğundan emin olmak için bölüm başkanlarından veya yönetimden gerekli onayların alınmasını içerir.
Onay süreci kuruluşun yapısına bağlı olarak değişir, ancak yetkisiz veya gereksiz harcamaları önlemek için genellikle birkaç inceleme katmanı içerir.
Adım 3. Bir PO oluşturun ve Onaylayın
PR onaylandıktan sonra, bir sonraki adım gerçek satın alma siparişini oluşturmaktır. PO, PR'de sağlanan bilgilere dayanarak oluşturulur ve ayrıca bir onay sürecinden geçmelidir. Bu adım, satın alma ayrıntılarının doğru olmasını sağlar.
PO'nun onayı genellikle, devam etmeden önce doğru olduklarından emin olmak için tedarikçi ayrıntılarının, fiyatlandırmanın ve şartların doğrulanmasını içerir.
Adım 4. PO'nuzu Tedarikçiye Gönderin
PO onaylandıktan sonra, siparişi onaylamak için tedarikçiye gönderilir.
Satıcı, PO'yu inceler ve bunu kabul eder veya gerekli değişiklikleri müzakere eder. Kabul edildikten sonra, PO yasal olarak bağlayıcı bir anlaşma haline gelir ve alıcıyı ve satıcıyı belirtilen şartları yerine getirir.
Adım 5. Mal Makbuzu
Sipariş edilen mal veya hizmetler teslim edildiğinde, alıcı departman, miktar, kalite ve özellikler açısından her şeyin siparişle eşleştiğinden emin olmak için bunları PO'ya karşı kontrol eder.
Bu adım, doğru envanter yönetimi ve işletmenin yalnızca aldıkları için ödeme yapmasını sağlamak için kritik öneme sahiptir.
Adım 6. Üç Yönlü Eşleştirme
Üç yönlü eşleştirme, tüm ayrıntıların eşleşmesini sağlamak için satın alma siparişini, mal makbuzunu ve tedarikçinin faturasını karşılaştırmayı içeren satın alma siparişi sürecinde çok önemli bir adımdır. Bu süreç, tutarsızlıkları belirlemeye ve alınmayan veya yanlış teslim edilen mallar için ödeme yapmak gibi ödeme hatalarını önlemeye yardımcı olur.
Bu belgeler arasında tutarlılığı sağlamak, finansal doğruluğu korumak ve dolandırıcılığı önlemenin anahtarıdır.
Adım 7. PO Kapatma ve Kayıt Tutma
Üç yönlü eşleşme tamamlandıktan ve fatura ödeme için onaylandıktan sonra, PO kapatılır. Bu, başka bir işlem gerekmediği ve işlemin tamamlandığı anlamına gelir.
Açık bir denetim izi sağladığı ve tüm belgelerin ileride başvurmak, uygunluk kontrolleri veya finansal raporlama için mevcut olmasını sağladığından, bu aşamada uygun kayıt tutma esastır.
PO Sürecinde Ek Adımlar: Stratejik Kaynak Bulma
Bazı tedarik senaryolarında, stratejik kaynak kullanımı gerekli olabilir. Özellikle yüksek değerli veya karmaşık satın alımlar için hedefli müzakereler yoluyla tasarrufları en üst düzeye çıkaran ek adımlar içerir. İşte daha yakından bakalım:
Teklif Talebi Oluşturun
Satın alma talebi onaylandıktan sonra, bir tedarik görevlisi bir Teklif Talebi (RFQ) yayınlamalıdır.
RFQ, birden fazla satıcıya gönderilen ve onları gerekli mal veya hizmetler için fiyat teklifi göndermeye davet eden bir belgedir. RFQ, satıcıların en iyi tekliflerini sunmalarına olanak tanıyan satın alma spesifikasyonlarını, miktarlarını ve koşullarını özetlemektedir.
Teklifleri Karşılaştırın
Teklifler çeşitli satıcılardan alındıktan sonra, bir sonraki adım bunları karşılaştırmaktır. Bu adım sadece en düşük fiyatı bulmakla ilgili değildir; kalite, teslimat süreleri ve tedarikçi güvenilirliği dahil olmak üzere toplam değeri değerlendirmekle ilgilidir.
Amaç, tüm gereksinimleri karşılarken şirket için en iyi değeri sağlayan anlaşmayı belirlemektir.
Sözleşme Müzakere
Tercih edilen satıcıyı seçtikten sonra müzakere süreci başlar. Fiyat, teslimat programları, ödeme koşulları ve herhangi bir garanti veya garanti dahil olmak üzere şartların sonuçlandırılmasını içerir.
Etkili müzakere, güçlü satıcı ilişkilerini korurken şirketin uygun şartları güvence altına almasını sağlar.
Kusursuz PO Süreci için En İyi Uygulamalar
PO sürecinizin sorunsuz çalışmasını sağlamak için, önde gelen uygulamaları takip etmek önemlidir. Bu ipuçları, yaygın tuzaklardan kaçınmanıza ve işleri verimli tutmanıza yardımcı olacaktır.
Yapılandırılmış ve Resmileştirilmiş Bir Satın Alma Süreci Oluşturun
İlki, yapılandırılmış bir sürece sahip olmak pazarlık konusu değildir. Bu, satın alma talebinden kayıt tutmaya kadar her adımı açıkça tanımlamak ve dahil olan herkesin rolünü bildiğinden emin olmak anlamına gelir.
Düzgün organize edilmiş bir satın alma süreci kafa karışıklığını azaltır, tüm satın alımlarda tutarlılık sağlar ve ortaya çıkabilecek sorunları çözmek için net bir yol sağlar.
Onay Akışları Oluşturun
Onay akışlarınızı kolaylaştırmak bir başka en iyi uygulamadır. Çeşitli senaryolar için net onay yolları oluşturarak, harcamalar üzerinde kontrolü korurken süreci hızlandırırsınız. Ayrıca darboğazların önlenmesine yardımcı olur ve kuruluş genelinde maverick satın alımları en aza indirirsiniz
Tercih Edilen Tedarikçi Ağı Oluşturun
Güvendiğiniz bir tedarikçi ağı oluşturmak, satın alma departmanınızı çok fazla çabadan kurtarır. Belirli bir güvenilir satıcı grubuyla çalışarak işletmeler daha iyi fiyatlandırma, tutarlı kalite ve daha hızlı geri dönüş sürelerinden yararlanır.
Tercih edilen tedarikçilerle güçlü ilişkiler kurmak aynı zamanda müzakere sürecini basitleştirir ve şirketin mal ve hizmetleri hızlı bir şekilde tedarik edebilmesini sağlar.
Mümkün olduğunca Stratejik Kaynak Kullanımı Kullanın
Özellikle karmaşık satın alımlar için stratejik kaynak bulma'dan Maliyet tasarrufuna ek olarak, RFQ'lar ve e-ihaleler, işletmenizin büyümesini destekleyebilecek tedarikçilerle uzun vadeli ilişkileri geliştirmeye yardımcı olur.
Bu yaklaşım, satın alma sürecinize ekstra bir değer katar ve tedarik zinciri kesintileriyle ilişkili riskleri azaltmaya yardımcı olur.
Otomatikleştirmek için Satın Alma Yazılımı Kullanın
Otomasyon, PO sürecinde oyunun kurallarını değiştirir. Satın alma siparişi yönetim sistemleri, PR'lerin oluşturulmasından PO'a dönüştürülmesinden izlemeye kadar sürecin çoğunu manuel çalışmanın dışına çıkarı Sonuç olarak, dijital araçlar hataları azaltmaya, satın alma emri işlemeyi hızlandırmaya ve satın alma faaliyetlerine daha fazla görünürlük sağlamaya yardımcı olur.
{{custom-value}}
Satınalma Siparişi Otomasyonunun Faydaları
Otomasyon sadece bir trend değil, modern tedarik operasyonları için bir zorunluluktur. Pazar Araştırmalar gösteriyor ki yaklaşık% 90 oranında tedarik liderleri önümüzdeki üç yıl içinde dijital dönüşüme öncelik verecek. İşte nedeni:
- Artan Verimlilik: En son APQC çalışması manuel PO işlemenin kuruluşlara satınalma siparişi başına 506,52 dolara mal olabileceğini vurgular. Otomasyon, bu zaman alıcı ve oldukça maliyetli iş akışını verimli bir işleme dönüştürür. Onaylar ve ödeme işlemleri gibi rutin görevleri tamamlamak için gereken süreyi azaltır. Bu değişim, ekip üyelerini stratejik girişimlere odaklanmaları için serbest bırakır.
- Azaltılmış hatalar: Özellikle teklifler, sevkiyat irsaliyeleri, faturalar ve faturalar dahil olmak üzere tek bir PO döngüsünde birden fazla belgeyi işlerken insan hataları kaçınılmazdır. Otomasyon, tüm verilerin doğru bir şekilde yakalanmasını ve tüm süreç boyunca tutarlı bir şekilde işlenmesini sağlayarak bu hataların riskini en aza indirir.
- Maliyet Tasarrufu: Daha hızlı ve hatasız süreçlerle maliyet tasarrufu sağlanır. Ek olarak, bazı tedarik sistemleri e-Kaynak , RFQ'lar veya e-ihale gibi çözümler sunar. Bu araçlar, şirketlerin en iyi fırsatları günler içinde değil saatler içinde elde etmelerine yardımcı olur ve giderlerin azalmasına neden olur.
- Daha İyi Görünürlük: Otomasyon, satın alma sürecine gerçek zamanlı görünürlük sağlayarak işletmelerin harcamaları izlemesine, eğilimleri belirlemesine ve bilinçli, veri odaklı kararlar vermesine olanak tanır. Bu şeffaflık, daha iyi bütçe yönetimine ve maliyet optimizasyonu için fırsatların ortaya çıkmasına yardımcı olur.
- Geliştirilmiş Raporlama: Satın alma araçları, doğru ve zamanında raporların oluşturulmasını basitleştirerek veri toplama ve analizini kolaylaştırır. Bu, temel performans göstergelerinin (KPI'lar) daha iyi izlenmesini sağlar, kuruluşların tedarik stratejilerini sürekli olarak iyileştirmelerine yardımcı olur.
Takım Satın Alma ile PO Sürecinizi Kolaylaştırın
Team Procure, tedarikten ödemeye sürecini, satın alma taleplerinden sipariş yerine getirme ve raporlamaya kadar otomatikleştiren bulut tabanlı bir platformdur.
Team Procure ile, kuruluşunuz satın almanın her yönü üzerinde tam kontrol sahibi olur. Sistemimiz şunları sağlar:
- Ekstra alanlar ekleyerek dahili satın alma sürecini karşılamak için özel PR formları. Karmaşık PR'ler için, öğeleri manuel olarak eklemek yerine ürünleri kolayca toplu olarak içe aktarın
- Projeler, departmanlar, sipariş tutarları ve daha fazlası için özel onay şablonları oluşturun.
- Tek bir tıklama ile onaylanmış PR'lerden satın alma siparişleri oluşturun. Geliştirilmiş kategori yönetimi ve harcama analizi için satır kalemi başına proje ve bütçeler belirtin.
- RFQ çözümümüzü kullanarak birden fazla tedarikçiyle teklif verme sürecini planlayın ve yönetin. Teklifleri gerçek zamanlı olarak izleyin, yerleşik matrisi kullanarak teklifleri karşılaştırın ve kazanan teklifleri Po'a dönüştürün.
Daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Sistemimizin satın alma sürecini nasıl dönüştürdüğünü, operasyonları nasıl kolaylaştırdığını ve daha iyi iş sonuçları sağladığını görmek için kişiselleştirilmiş bir demo planlayın
