Yönlendirme edinme süreçleri genellikle eksik parçalarla bir yapboz çözmek gibi gelebilir. Bu zorluklar, tutarsız tedarikçi performansından fatura tutarsızlıklarına kadar basit bir süreci karmaşık bir yapıya dönüştürebilir. Ve bu kaosa düzen getirmenin bir yolu var.
Bu kapsamlı Satın Almadan Ödeme (P2P) süreç kılavuzunda, satın alma döngüsünü keşfedeceğiz ve sorunsuz iş akışları sağlamak için eyleme geçirilebilir bilgiler sunacağız.
Satın Almadan Ödemeye (P2P) Süreci Nedir?
Yaygın olarak P2P olarak adlandırılan Satın Almadan Ödemeye süreci, işletmenizin mal veya hizmet ihtiyacını belirlemekten tedarikçilere son ödemeyi yapmaya kadar attığı adımları kapsar. Satın alma ve borç hesapları sistemlerini entegre eden, sorunsuz bir bilgi akışı sağlayan ve manuel çabaları azaltan bütünsel bir yaklaşımdır.
P2P Döngüsünün Kritik Bileşenleri
Satın alma uzmanları temel konularda bilgili olsa da, P2P döngüsünün temel bileşenlerini stratejik etki açısından yeniden çerçevelemek çok önemlidir:
- Satınalma Talebi: Bu sadece bir formalite değil; Maverick harcamalarına karşı ilk savunmanızdır. Kolaylaştırılmış talep süreçleri, hatalı satın alımları azaltır ve bütçe kontrollerine uyumu sağlar.
- Satınalma Siparişi (PO): Evrak işlerinin ötesinde, iyi yönetilen bir PO sistemi tedarikçi müzakerelerini ve şartlarını geliştirir. Otomatik PO üretiminin uygulanması doğruluk sağlar ve hızlandırır onay süreci.
- Mal Makbuzu: Doğru mal alma süreçleri tutarsızlıkları önler ve daha iyi envanter yönetimi sağlar. Dijital makbuz doğrulama araçları, manuel kontrolleri ve hataları önemli ölçüde azaltır.
- Fatura Doğrulama: Faturaları PoS ve makbuzlarla eşleştirmek çoğu hatanın yakalandığı yerdir. Otomatik eşleştirme sistemleri hataları ve ödeme gecikmelerini azaltır.
- Ödeme İşlemleri: Zamanında ödeme işlemleri satıcı ilişkilerini güçlendirir. Otomatik iş akışları aracılığıyla erken ödeme indirimlerinden yararlanmak da finansal faydalar sağlar.
Tedarik Zincirinde P2P Sürecinin Rolü
P2P süreci sadece izole bir iş değil, aynı zamanda daha geniş tedarik zincirinde kritik bir roldür. Etkili entegrasyon, envanter seviyelerinin optimize edilmesini sağlayarak aşırı stok veya stok tükenmelerini önlemeye yardımcı olur. Hızlı ve doğru ödemeler güven ve güvenilirlik oluşturduğundan, daha iyi tedarikçi ilişkilerini de teşvik eder.
İyi organize edilmiş bir P2P süreci, şirketlerin tedarik zinciri operasyonları üzerinde daha fazla şeffaflık ve kontrol elde etmelerini sağlar. Bu entegrasyon daha iyi tahmin ve planlama sağlar ve sonuçta maliyetlerin düşmesine yol açar.
Satın Almadan Ödemeye ve Tedarik
“Satın almadan ödemeye” ve “tedarik” genellikle birbirinin yerine kullanılsa da, satın alma döngüsünün farklı yönlerine atıfta bulunurlar.
Tedarik süreci, tedarikçi bulma, sözleşmelerin müzakere edilmesi ve tedarikçi ilişkilerini yönetmeyi içeren daha geniş işlevdir. Uygun tedarikçileri bulmak ve satın alma şartlarını belirlemekle ilgilidir.
Öte yandan, tedarikten ödemeye süreci, talepten ödemeye kadar özellikle işlem tarafına odaklanan bir satın alma alt kümesidir. Hem süreçleri hem de bunların karşılıklı ilişkilerini anlamak, verimliliği en üst düzeye çıkaran uyumlu bir strateji oluşturmak için çok önemlidir.
Satın Almadan Ödemeyenin Yaygın Zorlukları
P2P süreci, operasyonları bozan ve maliyetleri şişiren potansiyel tuzaklarla doludur. Yaygın zorluklardan bazıları şunlardır:
- Fatura Mutabakatı: 2024 tarihli bir araştırmaya göre faturaların yaklaşık% 20'si eksik bilgi, PO verilerinin eksikliği veya benzeri sorunlar nedeniyle işaretleniyor. Bunu vurguluyorlar “Kabaca beş faturadan biri bugün istisna olarak etiketleniyor. Bu sayı çok yüksek kalıyor”.
- Manuel İşlemler: Birçok işletme hala çok zaman alan ve hata riskini artıran manuel veri yönetimine güveniyor. Ivalua anketi satın alma departmanlarının ne kadar zaman harcadığını tespit etti “Her yıl zamanlarının beşte birinden fazlasını (%22) kağıt tabanlı veya manuel süreçlerle harcıyorlar.”
- Görünürlük eksikliği: Sürece gerçek zamanlı görünürlük olmadan ilerlemeyi izlemek ve darboğazları belirlemek zorlaşır. Bu nedenle çoğu CPO'ların (yani %75'i) veri analizini ve raporlama araçlarını birinci öncelikli yatırım girişimi haline getirmesinin nedeni budur. Hackett Group.
- Yetenek Eksikliği: Deloitte'ın çalışması CPO'ların %70'inin 2023'te yetenek çekmekte zorlandığını ortaya koydu. Şirketler hangi uzmanların eksik olduklarını ve nasıl yapacaklarını belirlemelidir “Talep üzerine kritik becerilere ve kapasiteye erişmek için hibrit yetenek modellerinden yararlanın.”
Bir kez göz ardı edildiğinde, bu zorluklar satın alma sürecini önemli ölçüde etkileyerek maliyetlerin artmasına, teslimatların gecikmesine ve paydaşların hayal kırıklığına uğramasına yol açar.
{{custom-value}}
Verimli P2P Sürecinin 9 Adımı
P2P sürecinizi kaotikten akıcı hale getirmek, netlik ve hizalama sağlayan iyi tanımlanmış adımları içerir:
Adım 1: İhtiyaçları Belirleyin
Bir satın alma talebi oluşturmadan önce, mal veya hizmetler için üst düzey gereksinimleri ana hatlarıyla belirtin. Satın alma faaliyetlerinin iş hedefleriyle uyumlu olduğundan emin olmak için departmanlar arası toplantılar ve veri analizi yoluyla bu ihtiyaçları düzenli olarak değerlendirin.
Adım 2: Tedarikçi Seçimi
Maliyet, kalite, teslimat süresi ve güvenilirlik faktörlerini göz önünde bulundurarak sağlam bir değerlendirme çerçevesi kullanarak tedarikçileri seçin. Bir inceleme süreci uygulayın ve onaylanmış tedarikçi listenizi sistematik olarak gözden geçirin.
3. Adım: Satın Alma Talebi
Ürün açıklamaları, miktarlar, gerekli teslimat tarihleri ve tahmini maliyetler dahil olmak üzere ayrıntılı bir satın alma talebi oluşturun. Sorunsuz işlem için gerekli tüm bilgileri yakaladığından emin olun.
Adım 4: Satın Alma Talebi Onayı
Gecikmeleri önlemek için net bir onay hiyerarşisi oluşturun. Tam kontrol ve uyumluluk sağlamak için doğru paydaşların satın alma taleplerini gözden geçirmesini ve onaylamasını sağlayın.
Adım 5: Satınalma Siparişi Oluşturma
Talep onaylandıktan sonra, miktarları, kararlaştırılan fiyatları ve teslimat tarihlerini detaylandıran bir PO oluşturun. Tedarikçilerle yanlış anlamaları önlemek için PO'nun doğru ve eksiksiz olduğundan emin olun.
Adım 6: Mal Makbuzu
Ürünler geldiğinde, miktar ve kalite açısından PO'ya karşı kontrol edin. Bu adım, tam olarak sipariş ettiğiniz ürünü almanızı sağlar ve tutarsızlıkları önlemeye yardımcı olur.
Adım 7: Fatura İşleme
Ayrıntıları doğrulamak için faturayı PO ve mal makbuzu ile eşleştirin. Bu adım, sorunları erken yakalamaya yardımcı olur ve doğru ödemeler sağlar.
Adım 8: Ödeme Yetkilendirmesi
Faturayı doğruladıktan sonra, ödeme için onaylayın. Zamanında işlemleri sağlamak ve iyi ilişkiler sürdürmek için tedarikçiye kararlaştırılan şartlar dahilinde ödeme yapın.
Adım 9: Performans İnceleme ve Raporlama
Tedarikçi performansını ve P2P sürecinin genel verimliliğini düzenli olarak gözden geçirin. Eğilimleri tespit etmek, etkinliği ölçmek ve iyileştirilecek alanları belirlemek için temel metrikleri ve veri analizlerini kullanın.
P2P sürecini organize etmek için en iyi uygulamalar
P2P sürecinizi optimize etmek, stratejik planlama ve doğru araçların bir karışımını gerektirir. Dikkate alınması gereken bazı en iyi uygulamalar şunlardır:
Otomatikleştir: Süreç otomasyonu, tedarik ekiplerinin iş yükünü önemli ölçüde hafifletir. E-tedarik yazılımı gibi araçlar tedarikçi yönetimini, satın alma taleplerini, onay iş akışlarını, sipariş işlemeyi ve mal makbuzlarını düzenlemeyi otomatikleştirir. Ek olarak, bulut tabanlı tedarik sistemleri, örneğin Team Procure, bulundukları yer neresi olursa olsun ekip üyeleri arasında kesintisiz işbirliğini kolaylaştırın.
Sistemleştir: Satın almadan ödemeye sürecinin her aşaması için standart prosedürler ve şablonlar geliştirin. Bu, tutarlılığı teşvik edecek ve yeni çalışanlar için işe alım sürecini basitleştirecektir.
Veri Analizi Araçlarını Kullanma: Bütçeler, harcamalar ve satıcı performansı hakkında gerçek zamanlı bilgi sağlayan araçlardan yararlanın.
KPI'ları takip edin: temel performans göstergeleri (KPI'lar) oluşturmak P2P sürecinizin her aşamasının etkinliğini ölçmek için önemli bir adımdır. Performansı ölçmek için PO doğruluğu, sipariş döngüsü süresi ve fatura işleme süresi gibi ölçümleri izleyin.
Düzeltme: Ekibinizde sürekli iyileştirme kültürü geliştirin. Özellikle yeni tedarik yönetimi araçlarını uygularken düzenli süreç incelemelerini teşvik edin.
Team Procure ile Satın Almadan Ödeme Sürecinizin Kontrolünü Elde Edin
İstikrarlı bir tedarikten ödemeye süreç akışı, operasyonel verimliliği artırmak ve kârlılığını artırmak isteyen herhangi bir işletme için gereklidir. Team Procure bunu gerçeğe dönüştürmek için burada bulunmaktadır
Team Procure, kilit aşamaları otomatikleştiren bir tedarik yönetimi paketidir: talepler, onay şablonları, fatura eşleştirmesi ve tedarikçi yönetimi.
Bizi şirketiniz için mükemmel kılan nedir?
- Esneklik: Her işletmenin benzersiz olduğunu anlıyoruz. Çözümlerimiz ihtiyaçlarınıza ve iş akışlarınıza uyacak şekilde özelleştirilebilir ve operasyonlarınız için mükemmel bir eşleşme sağlar.
- Ölçeklenebilirlik: İster küçük bir işletme ister büyük bir işletme olsun, çözümlerimiz büyümenizle birlikte ölçeklenir ve siz genişledikçe P2P sürecinizi etkili tutar.
- Muhasebe Yazılımı ile Entegrasyonlar: Platformumuz ERP yazılımları ile bütünleşerek finansal verilerin sorunsuz bir şekilde akışını sağlar.
- Uzman Desteği: Team Procure ile, uygulama boyunca ve sonrasında rehberlik ve destek sağlayacak uzmanlarımıza erişebilirsiniz.
- Uzun Vadeli Sözleşme Yok: Her gün işinizi kazanmaya inanıyoruz. Bu nedenle, ürünümüzü uzun taahhütlere kilitlenmeden kullanmanıza izin veren esnek planlar sunuyoruz.
P2P'nin karmaşıklığının işinizi engellemesine izin vermeyin - dönüşüme doğru ilk adımı bugün atın. Kişiselleştirilmiş bir demo planlayın ve 14 günlük ücretsiz deneme süresine erişin.
