Stratejik tedarik sağlamak için mevcut performansı değerlendirmek ve büyüme alanlarını belirlemek önemlidir. Bu yolculuk, satın alma ile ilgili temel performans göstergelerinin (KPI'lar) ölçülmesiyle başlar. Mevcut piyasa oynaklığı ve finansal belirsizlik ışığında, bugün satın alma uygulamalarını değerlendirmek gelecekte önemli ödüller vaat ediyor.
Bu makalede, en iyi tedarik metriklerini, etkilerini, türlerini ve izleme için en iyi uygulamaları tartışıyoruz.
Satın Alma KPI'larına Giriş
Tedarik Temel Performans Göstergeleri (KPI'lar), satın alma süreçlerinin verimliliğini yansıtan ölçülebilir değerlerdir. Bir şirketin satın alma projelerinde maliyetleri, zamanı ve kaliteyi ne kadar iyi ele aldığına dair içgörüler sağlarlar. KPI'lar, nerede başarılı olduğunuzu ve nerede iyileştirmelere ihtiyaç duyabileceğinizi gösteren bir strateji rapor kartıyla karşılaştırılabilir.
Doğru KPI'ları seçmek, herkese uyan tek bir yaklaşım değil, özel bir yaklaşımdır. Bu, işletme büyüklüğü, operasyon modeli, bütçe tahsisleri ve şirketinizin izlediği tüm kural ve düzenlemeler gibi faktörleri göz önünde bulundurmanız gerektiği anlamına gelir. Benzersiz bir kuruluma uyan KPI'ları seçerek, iş hedeflerine ulaşma yolundaki ilerlemeyi kolayca izleyebilirsiniz.
Satın Alma Metriklerini Ölçmenin Önemi
Tedarik KPI'larını anlamak ve tahmin etmek, işletmenize somut faydalar sağlar:
- İş Hedeflerine Uyum: KPI'lar alakalı olmalı ve işletmeniz için en önemli olan değer boyutlarına dayanmalıdır. Örneğin, bir şirketin hedefi, ürün yelpazesini altı ayda iki kat artırmaksa, teslim süreleri ve satın alma siparişi döngüleri ile ilgili göstergeler birinci öncelik olmalıdır.
- Sürekli İyileştirme: Satın alma metrikleri, eğilimleri, kalıpları ve endişeleri tabloya getiren bir kılavuz görevi görür. Satın alma ekipleri, bunları düzenli olarak izleyerek en çok nerede çaba göstereceklerini belirler.
- Risk Yönetimi: Eski “önceden uyarılmış silahlıdır” sözünü hatırlıyor musunuz? Tedarikçi kullanılabilirliği, kusur oranları ve PO doğruluğu gibi göstergelerin tedarik zinciri kesintilerini önlemenin araçları olduğu yer burasıdır.
- Stratejik Karar Verme: KPI'lar, tedarik performansını yansıtan tarafsız rakamlardır. CPO'ların proaktif kararlar almaları ve daha iyi sonuçlar elde etmeleri için temel oluştururlar.
Şimdi, tedarik KPI'larının temel kategorilerine daha yakından bakalım.
Satın Alma KPI Türleri
200'den fazla tedarik metriği vardır ve her satın alma işlevi kendi özel KPI setini bulmalıdır.
Bu kılavuzda, aşağıdaki gruplara ayrılan en önemli satın alma metriklerinin bir listesini derledik:
- Maliyet Tasarrufu KPI'ları: Maliyet Azaltma, Maliyetten Kaçınma, Tedarik ROI
- Kalite KPI'ları: Kusur Oranı, PO Doğruluğu
- Teslim Süresi veya Teslimat KPI'ları: Teslim Süresi, PO Döngü Süresi
- Tedarikçi KPI'ları: Tedarikçi Sayısı, Tedarikçi Kullanılabilirliği, Tedarikçi tercih oranı
- Organizasyonel KPI'lar: Yönetim Altında Harcama, Acil PO Oranı
#1 Maliyet Perspektifi KPI'ları
Maliyet Azaltma
Bu KPI, belirli mal ve hizmetler için fiyat değişikliklerinden kaynaklanan giderlerdeki düşüşü ölçer.
Kâr ve zarar üzerinde anında etkisi vardır ve fiyat (yeniden) müzakere, tedarikçi geçişleri, miktar indirimlerinden kaynaklanan ölçek ekonomileri ve daha fazlası gibi farklı nedenleri olabilir. Genel olarak, bir tedarik ekibinin maliyetleri düşürme ve harcamaları iyileştirme yeteneğini yansıtır.
Nasıl hesaplanır: Maliyet Azaltımı (%) = (Mevcut Birim Fiyat - Önceki Birim Fiyat) /Önceki Birim Fiyat × 100
Maliyetten Kaçınma
Tedarik maliyetinden kaçınma, enflasyon, ekonomik değişiklikler veya artan fiyatlardan kaynaklanan gereksiz harcamaları önlemenin bir yoludur. Doğrudan kârlılığı etkileyen maliyet azaltmanın aksine, bu, gelecekteki stratejik harcamalara bakan yumuşak bir KPI'dır.
Satın alma kalitesinden ödün vermeden ekstra maliyetlerden kaçınmak için alınan önlemlerin etkinliğini değerlendirir. Bu tür eylemler şunları içerebilir kaynak sağlamak daha iyi tedarik veya sabit fiyatlarla uzun vadeli sözleşmeler müzakere etmek.
Nasıl hesaplanır: Maliyetten Kaçınma (Miktar) = Tahmini Eylemsizlik Maliyeti - Proaktif Çözümün Maliyeti
Tedarik yatırım getirisi
Yatırım getirisi, yatırım kararları alınacaksa satın almaya uygulanan yaygın olarak kullanılan bir finansal metriktir.
Tedarik departmanı karlılığının net bir görünümünü sağlar ve ayrıca uygulamanın faydasını değerlendirmek için kullanılır E-Satinalma yazılımı çözümleri.
Satın alma yatırım getirisini ölçerken, maliyetten kaçınmayı değil, zor tasarrufları düşünün.
Nasıl hesaplanır: Tedarik YG (%) = (Gerçekleştirilen Yıllık Maliyet Tasarrufları/Toplam Yıllık Tedarik Maliyetleri) × 100
#2 Kalite Perspektifi KPI'ları
Kusur Oranı
Bu, belirli bir tedarikçiden alınan kusurlu ürünlerin yüzdesini ölçmek için bir metriktir.
Yüksek hata oranı, tedarikçi kalitesi, düşük tedarikçi performansı veya yetersiz kalite kontrol önlemleri ile ilgili sorunları gösterebilir.
Bu KPI, yüksek kaliteli standartların korunmasının çok önemli olduğu otomotiv ve yüksek teknoloji gibi endüstriler için kritik öneme sahiptir.
Nasıl hesaplanır: Kusur Oranı (%) = (Kusurlu Ürün Miktarı/İncelenen Toplam Ürün Miktarı) × 100
Satın alma Siparişi Doğruluğu
Satın alma siparişi doğruluğu, Po'ların satıcılardan sipariş edilen ürünlerle hizalama sıklığını ifade eder.
Yüksek doğruluk oranları, satıcı etkileşiminizin yolunda gittiği anlamına gelir. Bununla birlikte, birden fazla yanlış Po gecikmelere, ürün kıtlığına ve artan işletme maliyetlerine yol açar. Bu hataların düzeltilmesi için fazladan zaman gerekir
Nasıl hesaplanır: PO Doğruluk Oranı (%) = (Satır öğe/miktar/fiyatlandırma/Toplam POS Sayısı başına Hatalı PoS) × 100
#3 Teslim Süresi Perspektifi KPI'ları
Tedarikçi Teslim Süresi
Bu KPI'yi izleyerek, bir tedarikçinin bir PO aldıktan sonra mal teslim etmesi için geçen süre hakkında fikir edinirsiniz.
Teslim süresi, tedarik zinciri verimliliğini ve şirket satıcılarının güvenilirliğini yansıtır. Metrik tipik olarak gün cinsinden ölçülür, burada daha kısa teslim süreleri daha hızlı teslimat ve sonuç olarak daha mutlu müşteriler anlamına gelir.
Nasıl hesaplanır: Tedarikçi Teslim Süresi (Gün) = Teslim Tarihi - PO Kabul Tarihi
Satın alma Siparişi Döngüsü Süresi
PO döngüsü süresi, PO yerleşiminden nihai ödemelere ve makbuzlara kadar tüm satın alma sürecini tamamlamak için geçen süreyi izler.
Bu tedarik KPI saat veya gün cinsinden ölçülür ve tedarik sürecinin verimliliği hakkında değerli bilgiler sunar. Satıcıları kategorize etmede ve acil ihtiyaçlar için en iyi performans gösterenleri belirlemede ekstra faydalıdır.
Nasıl hesaplanır: Satınalma Siparişi Döngüsü Süresi (Saat/Gün) = (Sipariş Tarihi - Teslim Tarihi)/Gönderilen Toplam Sipariş Sayısı
#4 Tedarikçi Perspektifi KPI'ları
Toplam Tedarikçi Sayısı
Bu tedarik KPI, tedarik zinciri ağının tedarikçi çeşitliliği ve istikrarı hakkında istatistikler sağlar.
Bu ölçüm, bir şirketin birden fazla satıcıdan ürün ve hizmet tedarik etme yeteneğini yansıtır. Tedarikçi tabanını izleyerek, sayılarındaki dalgalanmaları değerlendirebilir ve esnek bir denge sağlamak için stratejiler oluşturabilirsiniz.
Nasıl izlenir: Aktif tedarikçi havuzunuzu hizmet/mallara/projelere göre bölün ve belirli bir süre içinde sayılarını takip edin.
Tedarikçi Kullanılabilirliği
Satıcı kullanılabilirliği, tedarikçilerin beklenmedik taleplere ne kadar hızlı yanıt verdiğini ve siparişleri kısa sürede yerine getirdiğini ifade eder.
En yüksek kullanılabilirliğe sahip tedarikçiler en güvenilir ve kritik ihtiyaçları karşılamaya hazır olanlardır. Sorunsuz bir tedarik zinciri, maksimum verimlilik ve minimum kesinti riski için tedarikçi kullanılabilirliğinin %90 civarında tutulması önerilir.
Nasıl hesaplanır: Tedarikçi Kullanılabilirliği (%) = (Tedarikçi Tarafında Mevcut Öğeler/Toplam PO Sayısı) × 100
Tedarikçi Tercih Oranı
Bu tedarik KPI, her tedarikçiye tahsis edilen toplam satın alma harcamasının yüzdesini sağlar.
Bu metrik, stratejik tedarikçilerin tespit edilmesine ve birkaç satıcıya olan aşırı güvenin anlaşılmasına yardımcı olur. Tedarik uzmanları, bu göstergeyi takip ederek tedarik harcamalarını optimize eder, tedarikçi ilişkilerini iyileştirir ve tedarik tabanını çeşitlendirerek riskleri azaltır.
Nasıl hesaplanır:
a) Tedarikçiye Göre Harcama (USD) = Belirli Bir Tedarikçiyle Harcama - Toplam Harcama
b) Tedarikçiye Göre Harcama (%) = (Belirli Bir Tedarikçiyle Harcama/Toplam Harcama) × 100
#5 Örgütsel Perspektif KPI'ları
Yönetim Altında Harcama
Yönetim altındaki harcama, paydaşlar tarafından aktif olarak yönetilen ve onaylanan harcamaları ifade eder.
Bu KPI, harcama yönetimi uygulamaları kontrol altındaki toplam harcamanın kısmını tartıyor ve darboğazların bulunmasına yardımcı oluyor Daha yüksek bir SUM yüzdesi, bir şirketin gelecekteki harcamaları daha etkili bir şekilde tahmin edebileceği ve onaylanmamış veya maverick harcamaları en aza indirebileceği anlamına gelir.
Nasıl hesaplanır: TOPLAM (%) = (Harcama Onaylandı/Toplam Harcama) × 100
Acil Satın Alma Oranı
Bu metrik, yapılan toplam alım sayısına kıyasla planlanmamış satın alımların yüzdesini ifade eder.
Bazı acil siparişler kaçınılmaz olsa da, yüksek acil satın alma oranları kötü planlama, envanter yönetimi eksikliği veya verimsiz tedarikçi ilişkilerini gösterebilir. Şirketler bu göstergeyi sürekli azaltarak satın alma süreçlerini daha sağlam ve tutarlı hale getiriyor.
Nasıl hesaplanır: Acil Satın Alımlar (%) = (Acil PoS/ Toplam POS Sayısı) × 100
{{custom-value}}
Temel Tedarik KPI'larını Oluşturma ve İzleme Adımları
Satın alma KPI'larını ayarlamak ve izlemek, kuruluşunuzun doğru yolda olduğundan emin olmak için birkaç temel adımı içerir:
Her KPI için Akıllı Hedefleri Belirleyin
Satın alma hedeflerinizle ilgili spesifik olun. KPI'larınızın Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, Alakalı ve Zamana Bağlı olduğundan emin olun. Satın alma departmanının odaklanmasına ve süreçlerinizin doğru hedeflere ulaşmak için optimize edilmesini sağlamasına yardımcı olacaktır.
Veri Toplama İş Akışlarını Ayarlayın
Süreçlerinizi basitleştirin. Her KPI için hangi verileri toplamanız gerektiğini belirleyin ve bunları izlemek için bir yöntem, zaman dilimi ve paydaşlara karar verin. Anahtar nokta, KPI izlemeyi düzenli bir aktivite haline getirmektir, böylece olumlu ve olumsuz değişiklikleri takip edersiniz.
Doğru KPI Analizi için Teknolojiyi Kullanın
Sayıları daha hızlı ve daha akıllı bir şekilde hesaplamanızı sağlayacak tedarik yazılımını tercih edin. Verileri elektronik tablolarda düzenlemek için saatler harcamak yerine, veri analizini ve raporlamayı otomatikleştiren araçlara yatırım yapın.
Team Procure manuel KPI izleme yükünü hafifleten oyunun kurallarını değiştiren bir çözümdür. Platformumuz, PO hacimleri, satıcı performansı, bütçeler ve giderler dahil olmak üzere tüm kritik verileri tek bir çalışma alanında merkezileştirir.
Sağladığımız gerçek zamanlı veri görünürlüğü ve özelleştirilebilir geçmiş raporlarla, satın alma ekipleri her zaman güncel kalır ve uzun vadede tasarruf sağlar.
Tedarik Verimliliğinizi Artırın
Tedarikteki temel performans göstergeleri, maliyet tasarrufları, tedarikçi yönetimi ve genel satın alma performansı hakkında eyleme geçirilebilir bilgiler sağlar. Kuruluşlar, özel ölçümler belirleyerek ve bunları düzenli olarak gözlemleyerek tedarik yönetimini geliştirir ve uzun vadeli başarılarına yatırım yapar.
Satın alma stratejinizi yükseltmeye hazır mısınız? Team Procure ile canlı bir demo planlayın 14 günlük deneme erişimi elde edin ve sistemimizin veri tabanlı kararlar vermeye nasıl yardımcı olduğunu ilk elden görün.
